Статті / Фінанси · 5 Жовтня, 2022

Як відновити втрачені документи: інструкція

Питання, винесене в заголовок, стало як ніколи актуальним з 24 лютого, коли росія розв’язала проти України повномасштабну війну. Рятуючись від неї, українці забували, губили або ж втрачали в розбомблених російськими снарядами оселях паспорти, свідоцтва про народження, атестати, документи на право власності тощо.

Почасту відновлення документів перетворюється на якийсь бюрократичний квест, до якого навіть не зрозуміло, як підступитися.

Ukrfire.com вирішив вам допомогти, й склав зрозумілий алгоритм дій для такої ситуації. Зберігайте матеріал в закладках і діліться з друзями в соцмережах.

Майте на увазі, що видача дублікатів переважно не безкоштовна. Потрібно буде сплатити держмито або ж штраф, як, наприклад, у разі псування паспорта. Суми залежать від типу документа, тому обов’язково уточнюйте їх заздалегідь.

Загубився паспорт – що робити

Невідомо, чи є якась офіційна статистика для порівняння, але суб’єктивно паспорт – найпопулярніший документ, який втрачають українці. Не дивно, адже саме паспорт ми найчастіше носимо з собою (принаймні носили до запуску й офіційного визнання цифрових документів).

У 2018 році Національна поліція зареєструвала 55 тис. заяв від громадян про втрату або крадіжку внутрішнього паспорта.

Сьогодні документом, що підтверджує громадянство та визначає приналежність особи до держави, є паспорт. В Україні таким документом є внутрішній паспорт громадянина України – ID-картка або книжечка зразка 1994 року, а також закордонний паспорт.

Перше, що потрібно зробити, якщо ви виявили втрату паспорта – звернутися до поліції. Це – невідкладний крок, адже ваш документ цілком імовірно може зажити власним життям і почати оформлювати на вас кредити. Уже неодноразово в ЗМІ спливала інформація про шахраїв, які переклеювали фотографію у паспорті-книжечці й отримували серйозні позики в банках і небанківських установах.

У поліцію можна не звертатися лише в разі, якщо ви зіпсували паспорт: випрали в пральній машині, його вам розмалювали діти, вирішили розпалити ним багаття тощо. Не можете його знайти – одразу в поліцію.

В Україні працює реєстр втрачених або викрадених паспортів. Там можна перевірити документ.

Зареєструвавши заяву про втрату паспорта, поліціянти повинні видати людині, що втрапила в таку ситуацію, витяг з Єдиного реєстру досудових розслідувань. Цей документ потрібний для оформлення нового паспорта.

Зверніть увагу, що в Україні більше не видають паспорти-книжечки. Якщо ви втратили саме такий паспорт, вам оформлять ID-картку. Вона біометрична та має близько двох десятків ступенів захисту.

Для оформлення нового документа, необхідно особисто прийти до однієї з трьох установ:

  • підрозділ Державної міграційної служби (ДМС) України;
  • центр надання адміністративних послуг (ЦНАП);
  • центр обслуговування громадян «Паспортний сервіс».

Оформити новий паспорт можна за місцем звернення особи, але в населених пунктах, які перебувають на підконтрольних Україні територіях, де безпекова ситуація є контрольованою.

Як пояснюють у ДМС, для оформлення паспорта громадянина України знадобляться такі документи:

  • заява про втрату паспорта;
  • витяг з Єдиного реєстру досудових розслідувань у разі викрадення паспорта;
  • документ, що підтверджує сплату адміністративного збору, або оригінал документа про звільнення від його сплати;
  • довідка органу реєстрації встановленого зразка про місце проживання (за наявності).

Крім того, для відновлення паспорта можуть знадобитися додаткові документи (також за наявності):

  • довідка про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків або повідомлення про відмову від його прийняття (для осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття зазначеного номера);
  • якщо є неповнолітні діти – свідоцтва про їх народження;
  • свідоцтво про шлюб або про розірвання шлюбу (за наявності);
  • довідка про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи – для внутрішньо переміщених осіб;
  • для особи, яка не може пересуватися самостійно через тривалий розлад здоров’я, – одна фотокартка розміром 10х15 см для внесення зацифрованого образу обличчя особи методом сканування;
  • для бездомних осіб – посвідчення про взяття на облік бездомних осіб;
  • для осіб, які не були встановлені за результатами проведення процедури встановлення особи, – рішення суду про встановлення особи.

Для підтвердження особи можуть бути використані цифрові документи із застосунку Дія.

З повним переліком документів, необхідних для оформлення нового паспорта, можна ознайомитися на сайті ДМС. Там також доступний запис до електронної черги.

Втратили паспорт за кордоном

Першочерговий крок той самий – пишете заяву в місцевій поліції. Поліціянти складуть відповідний звіт, який стане в пригоді для отримання нового тимчасового документа (якщо йдеться про закордонний паспорт. – Ред.). Він також необхідний для отримання страхової виплати, якщо ви маєте відповідну страховку.

Наступний крок – відвідати українське посольство чи консульство в країні, в якій ви перебуваєте. Візьміть із собою всі наявні документи, як, скажімо, водійське посвідчення. Це сильно полегшить встановлення вашої особи. А в разі повної втрати документів, доведеться заручитися підтримкою співвітчизників, що можуть підтвердити вашу особу.

Отримати тимчасовий документ можна протягом 24 годин, а діятиме він 14 днів. Отримати повноцінний закордонний паспорт можна тільки на території України.

Якщо ж із закордонним паспортом у вас усе гаразд, а ви десь у Варшаві загубили внутрішній український паспорт, тимчасовий документ отримувати не потрібно. Повідомте про втрату поліцію і посольство/консульство, розбиратися з проблемою ви будете вже по поверненню додому.

Відновлення індивідуального податкового номера

Замість втраченого або викраденого документа, видається новий документ. На новій картці стоятиме позначка «ДУБЛІКАТ». Сам податковий номер не зміниться.

Для його отримання необхідно звернутися до будь-якого податкового органу із заявою за формою № 5ДР, надати оригінал і копію паспорта.

Дублікат видається безкоштовно протягом 1-10 днів.

Відновити свідоцтво про народження

Найперший документ у житті людини. Його практично ніколи із собою не носять, тому гублять не рідше за паспорт – десь поклали, а де? Та й з часом він може пошкодитися, а в умовах війни годі й казати, що з ним може трапитися.

Утім, панікувати не треба. У Мін’юсті наголошують, що свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану, оригінали яких були викрадені, загублені, пошкоджені чи знищені, органи ДРАЦС видають повторно.

Повторна видача таких свідоцтв здійснюється незалежно від місця державної реєстрації акту цивільного стану та місця проживання заявника.

Умовно, ви народилися в Полтавській області, але наразі проживаєте у Львівській – щоб отримати дублікат свідоцтва про народження їхати на Полтавщину не доведеться. Це стосується і ваших дітей.

«Свідоцтва про народження дітей повторно видаються їх батькам і усиновителям незалежно від віку дитини. Громадянам, які звернулися до відділу ДРАЦС особисто, повторні свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану видаються того самого дня при пред’явленні ними паспорта або паспортного документа. Особі, позбавленій батьківських прав, свідоцтва про народження дітей повторно не видаються. Відновлене свідоцтво має таку ж юридичну силу, як і втрачений документ», – пояснюють у Міністерстві юстиції.

Окрім того, повторну видачу свідоцтва про народження можна замовити онлайн на порталі Дія. І навіть їхати нікуди не доведеться, адже документ зможуть доставити через Укрпошту. Подати заявку потрібно тут.

Повторна видача свідоцтва про смерть

Смерть, на жаль, є невіддільною частиною життя, тому вона теж засвідчується відповідними документами, які можна втратити.

Алгоритм дій для отримання повторного свідоцтва про смерть особи такий самий, як і для свідоцтва про народження – необхідно звернутися до найближчого ДРАЦС, або ж замовити послугу через портал Дія.

У разі онлайнового запиту документ зможуть доставити Укрпоштою на підконтрольну Україні територію. Заявка подається за посиланням.

Звертатися можуть найближчі родичі або ж опікуни померлої особи (так, у дорослих теж можуть бути опікуни).

Відновити свідоцтво про шлюб або розлучення

Говорячи про народження та смерть, не можна обійти стороною шлюб і його розірвання. Такий документ найчастіше не губиться, а знищується кимось із партнерів чи то під час нападу ревнощів, чи то під час спроб примиритися.

Що робити:

  • Відвідати ДРАЦС. Це може зробити будь-хто з подружжя. Але потрібно знати паспортні дані обох партнерів. Ідеальний варіант – звернутися туди ж, де шлюб засвідчувався, адже так буде швидше.
  • У ДРАЦС вам мають надати форму встановленого зразка для повторної видачі документа. Цю форму ви старанно заповнюєте.
  • Очікувати на видачу дубліката. На це, як стверджують юристи-практики, може піти від декількох хвилин до декількох днів.

Повторну видачу документів також можна замовити онлайн на порталі Дія:

Відновити документи на нерухомість

Втрата будь-якого документа – справа не з приємних, але втрата документів, що підтверджують право власності на нерухомість, мабуть, найнеприємніше, що може статися. Утім, панікувати не потрібно, усе можна відновити.

Найголовніше, що потрібно розуміти – втрата документів на нерухомість не означає втрату самого права власності на об’єкт. Запис про право власності зберігається у Державному реєстрі речових прав на нерухоме майно.

До речі, на порталі Дія можна отримати довідку з цього реєстру.

Дублікати таких документів сьогодні видають ЦНАПи. Послуга – безкоштовна.

Для цього необхідно подати в ЦНАП такі документи:

  • заяву зі згодою всіх повнолітніх співвласників житла, які брали участь в приватизації (заповнюється в присутності адміністратора);
  • копії паспортів або свідоцтв про народження для осіб, що не досягли 16-річного віку, які є співвласниками житла й оригінали документів для посвідчення;
  • документ з поліції про те, що оригінал свідоцтва про право власності на житло був викрадений або втрачений.

До 2013 року в Україні документом, який підтверджує право власності на квартиру й іншу нерухомість, було свідоцтво про право власності. З 1 січня 2013-го дані про державну реєстрацію відповідних прав, враховуючи й відомості про підстави їх виникнення, вже є у Державному реєстрі.

Як пояснюють юристи, якщо власник нерухомого майна з якоїсь причини не має документів про право власності, але це право зареєстроване у Державному реєстрі – тоді немає жодних підстав для обмеження власника у праві розпоряджатись своїм майном.

Складнощі можуть виникнути з відновленням правовстановлюючих документів на нерухоме майно, адже найрозповсюдженішими з них є договори купівлі-продажу, дарування, міни, свідоцтво про право на спадщину. Їх посвідчують нотаріуси, тому в разі необхідності отримання дубліката таких документів, необхідно звертатися до того ж нотаріуса, який вчиняв ці дії.

Відновлення документів на земельну ділянку

Тут потрібно розуміти, коли був виданий оригінальній документ – до 1998, 2013 чи після 2013 року.

Річ у тім, що до 1998-го сертифікати на право на земельну частку (пай) видавали районні державні адміністрації (РДА). Після децентралізації своє майно й інформацію вони передали місцевим громадам, а ті можуть уже не мати бланків потрібного зразка для виготовлення копії документа на землю.

Архівну копію державного акта, виданого до 2013 року, можливо отримати в районному відділі Держгеокадастру. Для цього потрібно:

  • написати відповідну заяву;
  • надати паспорт й ідентифікаційний код;
  • замовити витяг у реєстратора Держгеокадастру.

Якщо кадастровий номер на ділянку відсутній, необхідно замовити його виготовлення.

Для документів після 2013 року оригінал витягу з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно видається одноразово. Інформаційну довідку про речові права на земельну ділянку можна отримати безліч разів у ЦНАПі.

Як відновити посвідчення водія

Перше, що потрібно зробити в такому випадку, – звернутися до поліції. Уже після можна йти до сервісного центру МВС.

Для відновлення посвідчення водія необхідно подати такі документи:

  • паспорт громадянина України;
  • ідентифікаційний код;
  • довідку з поліції (у разі викрадення);
  • медична довідка щодо придатності до керування транспортним засобом (під час дії воєнного стану не подається);
  • квитанція про оплату адміністративної послуги.

Вартість послуги складає 219 грн.

Подати заяву можна також онлайн через портал Дія. У разі онлайнової заявки посвідчення видаватиметься в територіальному сервісному центрі МВС, який вказується під час подання заяви.

А от якщо водійського посвідчення вас позбавили через суд, потрібно знову складати теоретичний і практичний іспити на ту категорію, яка була вказана. У такому разі доведеться сплатити 245 грн.

Відновлення військового квитка

Відповідно до пункту 7 Указу президента України від 25.05.1994 р. № 263/94, про втрату військового квитка військовослужбовець або військовозобов’язаний має невідкладно повідомити до військового комісаріату, на обліку в якому перебуває.

Далі потрібно написати заяву, в якій зазначити де та за яких обставин був втрачений військовий квиток.

Із заявою також надається паспорт і матова фотокартка без куточка формату 3×4. Якщо документ був украдений, потрібно також додати відповідну довідку з поліції.

Для відновлення посвідчення учасника бойових дій (УБД) процедура аналогічна – потрібно звертатися до військкомату. У разі, якщо посвідчення втрачено чинним військовослужбовцем, необхідно написати рапорт на командира своєї військової частини.

Нагрудний знак, який видається разом з посвідченням УБД, повторно не видається.

Якщо юнак втратив приписне свідоцтво (видається після взяття на військовий облік), процедура така сама – необхідно звернутися до свого військкомату, написати заяву, вказавши всі обставини. Після з’ясування цих обставин військовий комісар ухвалює рішення про видачу дубліката.

Відновлення документів ВПО

Термін «внутрішньо переміщені особи» ввійшов у наше повсякдення з 2014 року, коли росія анексувала Крим і розпочала збройну агресію на сході нашої країни.

Станом на 23 серпня 2022 року в Україні було зареєстровано 6,9 млн внутрішньо переміщених осіб.

Щоб отримати дублікат довідки ВПО звернутися до органів соціального захисту, де подавалася заява про взяття на облік, і написати заяву про видачу дубліката.

Якщо ж у той орган соціального захисту звернутися неможливо (наприклад, багато переселенців з Донеччини й Луганщини реєструвалися в Маріуполі), звертайтесь до найближчого за своїм місцем проживання. Там можуть і не виписати вам дублікат, але точно пояснять, що робити за таких умов.

Дублікат довідки ВПО видається безкоштовно.

Відновлення документів про освіту

Щоб відновити диплом чи атестат потрібно звертатися до свого навчального закладу. Якщо ж він припинив діяльність – до його правонаступника. Якщо ж і такого немає, то заяву треба писати в Міністерство освіти і науки. Там визначать, який заклад замовить і надасть дублікат документа.

Інформація про факт видачі диплома зберігається у Єдиній державній електронній базі з питань освіти (ЄДЕБО). Електронну версію дипломів у формі електронної виписки з кваліфікованими електронними підписом і печаткою технічного адміністратора ЄДЕБО можна самостійно.

У реєстрі містяться відомості та дані про документи про освіту, виготовлені з 2000 року, окрім інформації про випускників військових закладів вищої освіти та військових навчальних підрозділів закладів вищої освіти.

Якщо інформації про документ немає в ЄДЕБО, то навчальний заклад може замовити дублікат, використовуючи, виписку з архіву.

В іншому разі потрібно звертатися до суду для встановлення юридичного факту здобуття освіти.

Як відновити трудову книжку

З точки зору трудового стажу найбільше втратою трудової книжки мають перейматися ті, хто має стаж до 2001 року, адже до того ще не було персоніфікованого обліку відомостей в системі обов’язкового державного пенсійного страхування в Україні.

Узагалі порядок оформлення дубліката трудової книжки регламентується Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників.

Працівник, який втратив трудову книжку, повинен негайно звернутися за дублікатом за місцем останньої роботи або за новим місцем.

Документи, які підтверджують загальний стаж, – це довідки підприємств, установ, організацій, що уточнюють характер роботи працівника.

У разі ліквідації підприємства, де працювала така особа, довідку, що підтверджує загальний стаж, може видати правонаступник. Якщо немає і правонаступника, необхідно звертатися до архіву, де зберігаються документи цієї організації.

Якщо документи в архіві не збереглися, трудовий стаж доведеться встановлювати через рішення суду.